Migración de datos de CRM con IA
¿En qué consiste la migración de CRM?
La madurez de los procesos de venta en pequeños y medianos negocios y la aparición de nuevos programas CRM sectoriales, son algunos de los ingredientes que motivan la migración de CRM de este tipo de empresas.
Cambiar el CRM es un proceso aparentemente fácil, pero con muchos detalles que ponen en riesgo la efectividad del modelo de venta y trazabilidad de la información de los clientes.
La mayoría empresas en Miami, contratan consultores en países de economías emergente en Latinoamérica. Lo cierto es que esta decisión lleva a manos de terceros, desconocidos y en entornos jurídicos dudosos o incontrolables, el histórico de datos e inteligencia del negocio.
Con herramientas de IA, podemos migrar los datos entre CRM, con alto nivel de responsabilidad y confianza. A continuación un ejemplo práctico de este proceso.
Análisis del contexto
Una empresa especializada en carpintería de aluminio de Miami, fabricación de ventanas de impacto e instalación de las mismas mediante distribuidores oficiales, decidió contaba con diversos sistemas en sus procesos cotidianos.
El objetivo de esta empresa era unificar las operaciones por áreas en un ERP, que a la vez tuviera una solución CRM nativa y así eliminar dualidad de licencias, minimizar costes operativos y formar al personal en el uso de un sistema único, útil para la operación, contabilidad, ventas, marketing y fabricación.
La empresa utilizaba Zoho CRM y tenía dos misiones importantes para nuestra oficina de automatización de procesos en Miami:
- Elegir el ERP
- Migrar y estructurar el sistema íntegramente en el área de clientes – CRM
Impacto del problema
Realmente en ese ejemplo práctico de flujos y automatizaciones no existía un problema, sino una oportunidad de mejora ya decidida por la dirección de un negocio mediano ubicado en Miami.
En este caso, asumimos el reto con gran responsabilidad, éramos conscientes del nivel de atención que requerirían los detalles en el proceso de migración y adaptación del CRM dentro del ERP resultante.
Solución: Automatización par migración de datos de CRM a ERP de forma segura
El sistema elegido como destino para la migración del CRM, fue ODOO ERP. Su versatilidad, precios y curva de aprendizaje fueron algunos de los criterios que motivaron la decisión.
Los pasos para el proceso de migración y principales herramientas utilizadas para la automatización fueron:
01. Auditoría y mapeo de módulos necesarios para la integración, según funciones preexistentes en el CRM anterior. Utilizamos para ello: Zoho CRM Data Export, Oddo Studio y Google Sheet.
02. Limpieza de datos. Análisis de cuentas duplicadas, datos inconsistentes y otras situaciones documentadas por el cliente. El proceso de limpieza de datos realizo con OpenRefine aunque también se hicieron verificaciones antes de la importación con Dedupely.
03. Utilizamos Export Api para exportación masiva de los datos de forma automatizada.
04. Preparación de modelos de datos y estructuras en Odoo. Utilizamos como herramientas de apoyo Oddo Settings y Access Rigths.
05. Transformacionales y ajustes de datos. Ejecutamos un proceso de ETL (Extract – transformador- load) útil para la conseguir la coincidencia entre estructuras y transformar los estados del Pipeline según la situación más actualizada.
06. Importación piloto con Odoo wizard. Realizamos importaciones tipo de test de listados de clientes elegidos de forma aleatoria. El objetivo era medir la calidad de las importaciones parciales antes de exponer el 100% de los datos.
07. Importación total de datos del CRM a Odoo ERP.
08. Diseño e implementación e flujos automáticos en Odoo para la asignación de agentes y documentación o ficheros adjuntos que fueron importados mediante flujos independientes.
Condiciones del servicio
Plazo de desarrollo:
90 días.
Precio total:
$11.900
Herramientas utilizadas:
- GOOGLE SHEETS
- OPENREFINE
- DEDUPELY
- ZOHO CRM DATA EXPORT
- ZOHO CRM API
- ODOO STUDIO
- ODOO SETTINGS
- PYTHON SCRIPTS
Coste de mantenimiento mensual:
$0
Incluye:
- Estudio de opciones.
- Migración de datos.
- Comprobación de resultados con cliente.
- Monitoriación de comportamientos durante 30 días.
- Entrenamiento básico