El 90% de los emprendedores mide el ROI de las automatizaciones tomando como referencia el coste de las horas humanas ahorradas como dato clave. No está mal, pero es una visión muy limitada. 

Siguiendo este principio, las automatizaciones más rentables son las que más trabajo humano sustituyen. Desde 305 WEB DESIGNER tenemos una visión diferente. 

Según nuestro punto de vista, el coste de oportunidad no cuantificado por la mayoría de las empresas, supone la variable clave para calcular el retorno de inversión (ROI) de las automatizaciones en la mayoría de los casos.

Antes de entrar en fórmulas y consejos útiles para calcular la rentabilidad de las automatizaciones con IA, te propongo analizar: 

Nuestro punto de vista en un ejemplo práctico

Caso 01. Automatización de procesos de venta con foco en el ahorro.

Un buen cliente y buen amigo nos pidió estudiar su operación comercial. El objetivo era claro: diseñar automatizaciones con herramientas de IA para reducir sus gastos mensuales en recursos humanos

Observamos y medimos cada detalle del trabajo comercial. Y sí, el 36% de las horas dedicadas cada mes a la labor comercial, eran un auténtico despilfarro. Fácilmente sustituible por herramientas de IA. 

Podríamos conseguir un ahorro del 36% con una inversión inferior a los $5.000. Esto significa que automatizando algunos procesos, podría conseguir un incremento directo en sus beneficios anuales de $38.200. 

Aunque teníamos la motivación de un gran retorno de inversión para comenzar a automatizar, sabíamos que esta visión aún estaba sesgada. 

¿Qué observamos? 

Durante el proceso de diagnóstico, descubrimos que el proceso comercial desde la emisión del presupuesto, era muy pobre e impersonal. 

Todos sabemos que más del 50% de las ventas se consiguen en un seguimiento de más de 5 comunicaciones después del envío del presupuesto. 

Tomando como referencia los ingresos medios por cliente en este modelo de negocio, la conclusión era muy clara: perdiendo un 10% menos de potenciales clientes en el proceso comercial, podríamos multiplicar X2 el supuesto ahorro de $38.200 anuales sustituyendo horas humanas por herramientas de IA. 

Esta realidad cambió radicalmente el foco estratégico del proceso de automatizaciones. No estamos en contra de optimizar costes de recursos humanos con herramientas de IA. Sabemos hacerlo. Pero en la mayoría de los casos, no es lo más eficiente. 

En este caso: modificando el método de seguimiento de clientes, incluyendo herramientas de IA para esta fase y reorientando el esfuerzo del personal, se consiguió una reducción de casi el 20% de las pérdidas de oportunidades habituales en el primer trimestre. 

Fórmulas para calcular el ROI de las automatizaciones. 

Las fórmulas para calcular el retorno de inversión de las automatizaciones no son ni únicas ni estáticas. Pueden y deben adaptarse a cada caso. No hay fórmulas buenas o malas.

Nuestro objetivo real es que aprendas a observar y medir los procesos sin sesgos. Las automatizaciones no sólo sustituyen costes humanos. 

1. ROI basado en el ahorro operativo 

Esta es la fórmula más utilizada por agencias de automatización. Es muy útil para medir el retorno económico de los procesos automatizados cuando estos pretenden: reducir horas en trabajos manuales, eliminar errores repetitivos y tareas administrativas de poco valor añadido. 

ROI operativo = (AAC – CTA)  / CTA )  x 100

2. ROI basado en en el ahorro y coste de oportunidad recuperado. 

Esta es la fórmula de ROI que responde a nuestra visión estratégica. Se basa en cuantificar costes de oportunidades perdidas. Esta fórmula mide no solo el ahorro directo de las posibles mejoras, sino que pone el foco en redistribuir los recursos para enfocarlos en procesos que pueden mejorar sustancialmente la rentabilidad. 

ROI real = ((AAC + BAR – CTA) / CTA x100

 Leyenda: 

AAC – ahorro anual en costes.

CTA – coste total de la automatización

BAR – Beneficio anual recuperado

Ejemplo práctico de cálculo y comparación del ROI de las automatizaciones con IA.

Vamos a medir y comparar el ROI de las automatizaciones aplicadas en nuestro cliente, tomando como referencia los datos y contexto antes descrito. 

Si hubiéramos seguido la estrategia de nuestro cliente y amigo (validada por algunas agencias de automatización de Miami), el retorno de las automatizaciones se mostraría de la siguiente forma.

ROI operativo = ((38.200 – 5.000) / 5.000) x 100

ROI operativo = 664%

Aplicando nuestra visión estratégica,  conseguimos un retorno de inversión sustancialmente superior.

ROI real = ((38.200 + 38.200 – 5.000) / 5.000) x 100

ROI real = 1428%

3 consejos clave para conseguir el mejor ROI en tus automatizaciones

1. Dedica todo el tiempo necesario al diagnóstico y mapea cada uno de los procesos. 
2. Cuantificar el ahorro directo es fácil. Medir el coste de oportunidades perdidas no es tan evidente, pero sí muy importante.
3. Mide y compara el ROI previsto para cada estrategia.