Gestión de pedidos con herramientas de IA
¿En qué consiste la gestión pedidos con IA?
En negocios de venta recurrente con amplia gama de producto, la gestión de los pedidos es una actividad central en las operaciones.
La gestión de pedidos en modelos de negocio B2B condiciona: la experiencia de los cliente y la capacidad de planificación de compras. Por tanto se trata de procesos que condicionan la rentabilidad de la empresa.
Análisis del contexto
Se tarta de una empresa de venta de productos de alimentación para pequeños restaurantes en Miami. Durante más de 20 años se ha gestionado un almacén con stock de productos más recurrentes y un método totalmente informal para la gestión de pedidos diarios.
Aunque existen muchos sistemas informatizados para conseguir esta gestión de pedidos de forma automatizada, no renunciar a los métodos tradicionales e implantados en sus clientes, era esencial en este reto de automatización con IA.
Impacto del problema
- Los restaurantes piden fuera del horario límite para gestionar los pedidos y esto es un argumento de fidelización en la cartera de clientes.
- Esta premisa impide planificar rutas óptimas en las compras, que a su vez se traduce en un coste claro de personal.
- La gestión de pedidos imprevisto causa retrasos en las entregas planificadas.
- La planificación de compras se realiza de forma manual, cruzando información de pedidos con un excelente de actualización de stock. Esta actividad representa 4-5 horas de dedicación diaria, cuyo output es el diseño de la ruta y entrega de comandas a compradores.
Solución: Automatización aplicada a la gestión de pedidos con IA
Mantener los métodos tradicionales de comunicación y gestión interna, suponían un reto para nuestro equipo. En cambio, comprendimos perfectamente que el objetivo era enviar cualquier fricción con clientes o trabajadores, muy acostumbrados a los procesos y gestión de pedidos manuales.
01. Desarrollo de un agente virtual con IA entrenado con información de los clientes, personas de contacto y el listado de productos disponibles con sus correspondiente precios y formatos de compra.
02. Se dispuso para los clientes un número al que podrían llamar, consultar dudas y confirmar pedidos. El propio asistente es capaz de confirmar los pedidos, conformar la lista tomando notas de las cantidades y confirmar el pedido.
03. Make pasa la información de las llamadas por Chat GPT, estructura los correspondientes datos y los incluye en el excelente habitual del cliente en Drive.
04. La información de pedidos y cantidades de cada ITEM se descuenta del inventario en el propio excel, y se conforman listas de compra en función de las roturas.
05. Una vez llegada la hora de cierre de perdidos, se activa una llamada push a los clientes, quienes responden solo son tienen otros ITEM que solicitar e incluir en su lista de pedido diario.
06. En este caso, el cliclo anterior se repite y se actualiza inventario y la ficha de pedido.
08. A una hora determinada cada día, se envía un mensaje al propietario del negocio solicitando efectuar el cierre de pedidos automátizados del día, si responde SI a este SMS, el sistema genera las actualizaciones de listas de pedidos/entregas, compras a realizar y toma la información de localizaciones donde se requiere entregar, para planificar la Rita más óptima en función de los puntos de compra y entrega.
Con el proceso de automatización básico implantado, se ha conseguido:
- Reducción del 70% del tiempo necesario para la gestión.
- Ahorro del 14% de gasto mensual de combustible.
- Se mantiene el mismo nivel de satisfacción de clientes, sin renunciar al entorno de confianza.
- El CEO del negocio ha podido captar 2 nuevos restaurantes cada mes, al tener más tiempo para la gestión comercial.
Condiciones del servicio
Plazo de desarrollo:
7 días.
Precio total:
$4.500
Herramientas utilizadas:
- MAKE
- GOOGLE MAIL
- API META
- CHAT GPT
- GOOGLE SHEETS
- VAPI
- ELEVENLAB
- TWILIO
Coste de mantenimiento mensual:
$450
Incluye:
- Documentación de retos y visión el cliente.
- Análisis de pedidos de últimos meses para identificar patrones.
- Ajustes en el excel de partida e inclusión de automatizaciones sobre el mismo.
- Entrenamiento de voz con muestras de audio del cliente.
- Documentación de PROMTS para entrenamiento del asistente virtual.
- Implementación de flujos e automatizaciones.
- Respuesta a incidencias y gestión de herramientas.